Hvordan skal entreprenører vinne flere offentlige anskaffelseskonkurranser?

Tema Inventura i media

Emne Uttalelser

Økt kunnskap om regelverket og evalueringskompetanse gir bedre muligheter for å vinne konkurranser. Hva kan entreprenørene gjøre for å øke sine vinnersjanser i konkurranser om offentlige anskaffelser?

Gjennom erfaringer fra oppdragsgiversiden opplever vi at mange leverandører har stort potensiale i å bedre konkurranseevnen gjennom økt kunnskap om anskaffelsesregelverket og evalueringsmetodikken i offentlige konkurranser. Kvaliteten på tilbudene varierer og det er stort potensiale i å lage bedre tilbud for å nå høyere opp i konkurransene. Ved relativt enkle grep vil kvaliteten på tilbudene gjøre det enklere for oppdragsgiver å evaluere tilbudene, og dermed føre til færre feil i evalueringen og gi færre klager.

Strukturerte tilbud
Et lettlest og strukturert tilbud som svarer ut konkurransegrunnlaget gjør tilbudet lett å evaluere. Tenk på oppdragsgiver som skal lese tilbudet når du skriver det. Hvordan ønsker oppdragsgiver tilbudet strukturert? Ikke undervurder den store jobben som oppdragsgiver har foran seg når han skal evaluere tilbudene, men gjør det enkelt for ham å finne frem i tilbudet, slik at han slipper å bruke tid på å lete frem og tilbake i en rotete presentasjon.

Sjekk at du har forstått hva som skal leveres. Flere tilbydere stoler for mye på egen merkevare og slurver med å sette seg inn i konkurransegrunnlaget. Det investeres for lite i de formelle sidene av anskaffelsesprosessen. Ofte brukes det mye ressurser på å lage fine løsningsbeskrivelser, men tilbyderne kan allikevel oppleve å bli avvist fordi en for eksempel har manglende dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Tilbyderen stoler for mye på rutine og på at det må være opplagt at «vi som stort» selskap automatisk må bli evaluert som en kvalifisert leverandør.
Andre legger ved omfattende dokumentasjon på egen kompetanse og rutiner, uten at det er spisset mot det som faktisk etterspørres. Det fører til at oppdragsgiver må lete i et omfattende materiale som bare delvis svarer på det som er etterspurt.

• Strukturer tilbudet slik konkurransegrunnlaget ber om og besvar kvalifikasjonskrav og tildelingskriteriene punktvis. Utform tilbudet slik at det svarer opp alle elementer i konkurransegrunnlaget. tildelingskriteriene. Generelle presentasjoner og beskrivelser kan være bra som supplement, men bør brukes i begrenset grad.

Tildelingskriterier
Det er fortsatt mye å hente for mange ved å ha et mer bevisst forhold til og fokus på tildelingskriteriene. Hva har oppdragsgiver sagt at skal evalueres? Vurderingen av hvordan tildelingskriteriene er oppfylt avgjør konkurransen, ikke noe annet. Det er derfor viktig at tildelingskriteriene besvares slik oppdragsgiver ber om. For mye annen informasjon kan bidra til å gjøre den vesentlige informasjonen mindre tydelig.  En bevisst holdning til å svare ut best mulig på tildelingskriteriene kan være avgjørende i konkurransene. Ofte er det små forskjeller som skiller leverandørene fra hverandre.

• Vær nøye med å besvare oppfyllelse av tildelingskriteriene. Litt ekstra innsats kan være utslagsgivende.

Hvordan evalueres tilbudene?
I konkurranser med omfattende tildelingskriterier, oppgaveforståelse og løsningsbeskrivelser er det spesielt viktig med kompetanse om hvordan tilbudsevalueringen skjer. I disse tilbudene er det spesielt viktig med godt utarbeidede tilbud og kvalitetssikring av at tilbudet svarer på det som det spørres etter.

• Benytt interne eller eksterne ressurser med erfaring fra tilsvarende konkurranseformer i tilbudsfasen. Det øker vinnersjansene og samtidig som det bygger kompetanse for senere konkurranser.


Forbehold eller presiseringer
Oppdragsgiver ber ofte om at forbehold tas i tilbudsbrev eller spesifisert særskilt, og om mulig priset. De fleste leverandører vet samtidig at forbehold kan medføre avvisning og unngår derfor klare forbehold ved å legge inn presiseringer og forutsetninger istedet. For en leverandør kan dette være et taktisk valg for å unngå å bruke ordet forbehold, men også et behov for å presisere hva som leveres når konkurransegrunnlaget ikke er tydelig nok. Skillet mellom hva som er en presisering/forutsetning og hva som faktisk er et forbehold overlates dermed til innkjøperen og bidrar til å gjøre evalueringen mer krevende. Om en presisering eller forbehold overses, bevisst eller ubevisst, av innkjøper vil det kunne medføre klager på feil tildeling. I motsatt fall kan det medføre avvisning av et for øvrig godt tilbud.

• Vær bevisst på hvilke forhold som kan være avvik fra konkurransegrunnlaget eller oppfattes som forbehold. Unngå forbehold som kan skape tvil i evalueringen.
 

Litt ekstra innsats kan gi økte muligheter
Oppdrag for offentlige oppdragsgivere er normalt gode, spennende og utfordrende prosjekter. Muligheten til å vinne slike konkurranser øker betraktelig dersom en øker kvaliteten på selve tilbudsprosessen. Det avgjørende er å forstå hva oppdragsgiver har behov for og hvordan du som leverandør kan dekke dette behovet på en best mulig måte! Så enkelt og så vanskelig.

 

Forfattere:
Knut Sjøvold, Stema Rådgivning AS og Tor Johs Hegna, Inventura AS

Artikkelen var første gang publisert i bygg.no den 23.10.2015 http://www.bygg.no/article/1252513