Offentlige innkjøpere må snakke med markedet

Tema Inventura i media

Emne Uttalelser

I forslaget til nytt regelverk om offentlige anskaffelser blir mulighetene for markedsdialog tydeliggjort. Det er bra! Offentlige innkjøpere er i alt for stor grad redd for å snakke med markedet før konkurranseutlysning. Det er nødvendig med god og konstruktiv dialog med potensielle tilbydere før konkurransen om offentlige prosjekter lyses ut, og nå blir dette også fremhevet i regelverket.

En utstrakt dialog med potensielle tilbydere er alltid lurt, men brukes dessverre i alt for liten grad av offentlige innkjøpere. Ved god markedsdialog og undersøkelser i forkant av utlysning, vil oppdragsgiveren treffe bedre i markedet, og potensielle tilbydere vil i større grad forstå oppdragsgivers behov og prioritere konkurransen.

Frykt for å gjøre feil

Formålet med regelverket om offentlige anskaffelser er effektiv ressursutnyttelse og økt verdiskapning i samfunnet. Dette kommer i praksis ofte i bakgrunnen. Det er lett å få inntrykk av at offentlig anskaffelser først og fremst handler om lover og regler. Frykten for å gjøre formelle feil kan bli større enn ønsket om å sikre effektiv ressursbruk og de gode samfunnsøkonomiske innkjøpene. Dette medfører at innkjøperen i alt for stor grad er redd for å snakke med markedet før konkurranseutlysningen.

Hva bør innkjøperen gjøre?

Gode innkjøp forutsetter at den offentlige innkjøperen gjør grundig forarbeid før utlysning av konkurransen. God forberedelse og planlegging med involvering av samtlige interessenter og med involvering av rett kompetanse, sikrer både en bedre prosess og et bedre resultat i anskaffelsen.

Konkurransen om de dyktigste, billigste og mest fleksible leverandørene vil vokse fremover. For å knytte til seg den rette samarbeidspartneren til en riktig pris, må oppdragsgivere være forretningsmessige og profesjonelle i alle faser av innkjøpet, og særlig i forberedelsesfasen.

Før innkjøpet gjennomføres må behovet avgrenses, defineres og verifiseres. Det er dessverre altfor ofte at anskaffelsesprosesser startes opp uten at oppdragsgiver fullt ut kjenner det egentlige behovet anskaffelsen skal dekke, eller evner å beskrive dette godt.

Det er selve behovet som bør beskrives, ikke hvordan behovet skal dekkes. Det kan være krevende å skrive behovs- eller funksjonsbeskrivelser i stedet for mer detaljerte kravspesifikasjoner. Behovs- og funksjonsbeskrivelser åpner for innovasjon, og gjør det mulig for leverandørene å skissere ulike alternativ som sikrer best mulig oppfyller behovet. Tilbyders forslag kan vise seg å bli både mer treffsikre og bedre og billigere enn dersom oppdragsgiveren selv beskriver løsningen.

Kvalitetskrav til ytelsen bør inngå i beskrivelsene. Ambisjonen bør være rett kvalitet, ikke høyeste mulig kvalitet.
Når behovet er definert og verifisert, bør oppdragsgiver gjøre en avsjekk mot markedet. Ved å ha en god dialog med markedet vil oppdragsgiver vite mer om hva markedet kan tilby, hvilke løsninger som kan dekke behovet, om det er tilstrekkelig kapasitet til å sikre konkurransen og at prosjektet og kontrakten er spesifisert på riktig måte.

Andre typiske forhold som avdekkes i markedsdialogen er hvilke løsninger som finnes, hvordan konkurransesituasjonen er, hvilke rammebetingelser som er avgjørende for å få de beste tilbudene og hva som eventuelt trigger leverandørene til å delta i konkurransen. God markedsdialog vil kunne åpne for nye, innovative løsninger, og sikre at tilbyderne treffer bedre med sine tilbud, at oppdragsgiver får bedre tilbud å velge blant, samt at både oppdragsgivers og leverandørenes prosesskostnader reduseres. Kanskje viser markedsdialogen at prosjektet må justeres for å få en bedre konkurransesituasjon. Eksempelvis er oppdeling av konkurranser slik at mindre aktører kan delta, og å legge til rette for utenlandske leverandører to grep som kan bedre konkurransen i et presset marked.

Hvor tett kan dialogen være?

Selvsagt går det en grense for hvor omfattende og tett dialogen med markedet skal være. Vår erfaring er imidlertid at ansatte i offentlig sektor er for forsiktige med å bruke handlingsrommet de har. Hvordan skal en offentlig innkjøper vite hva markedet kan tilby, hva som er de beste løsningene, om timingen er riktig eller om prosjektet bør omdefineres om han ikke snakker med de potensielle tilbyderne? Markedsdialog er ikke bare lovlig. Det er veldig lurt!
Å sørge for tilstrekkelig innsats til forberedelse og markedsdialog er mer enn halve jobben på veien til gode innkjøp. Frykten for at revisjonen skal oppdage regelbrudd må ikke ødelegge for muligheter eller ønsker om å gjøre gode og effektive anskaffelser - som er lønnsomme også i et samfunnsøkonomisk perspektiv. Det er derfor et skritt i riktig retning når forslag til nytt regelverk om offentlig anskaffelser tydeliggjør innkjøperens mulighet for markedsdialog.