Ny reform, nye muligheter og nye utfordringer!

Tema Regulatorisk

Emne Anskaffelsesrett

I forbindelse med kommunereformen har Inventura, på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, utarbeidet en veileder til reglene om offentlige anskaffelser. Departementet har kunngjort veilederen på kommunereform.no og den er tilgjengelig på regjeringens sider.

Formålet med veilederen er å gi råd om anskaffelsesrettslige problemstillinger knyttet til kommunesammenslåinger, og å synliggjøre for kommunene de kommersielle gevinstene som en slik endring kan gi. Veilederen gir råd om:

• Mulighetsrommet som følger av kommunesammenslåingene
• Behovsanalyser og innkjøpsstrategi
• Adgangen til å endre eller tilpasse eksisterende kontrakter
• Håndtering av nye innkjøpsbehov som oppstår i overgangsfasen

Sammenslåing av kommuner skaper et behov for gjennomgang av kommunens innkjøpsarbeid, og tilhørende kontrakter. Dette er en god anledning til å forbedre kommuneøkonomien ved å effektivisere innkjøpsarbeidet, og frigjøre midler til bedre kommunale tjenester. For best mulig resultat må det foretas behovsanalyser, kontraktsanalyse, strategiske vurderinger - samt åpnes for mulige operative endringer for den nye sammenslåtte kommunen.

Kontraktsrettslige muligheter og utfordringer
Anskaffelsesregelverket skal «bidra til økt verdiskapning i samfunnet». Samt bidra til «at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte», jf LOA § 1. Dette er noe av begrunnelsen for at det ikke er adgang til å gjøre vesentlige endringer i en allerede inngått avtale. På denne måten oppstår utfordringer for kontraktsoppfølgingen, da det kan være at allerede inngåtte avtale ikke lenger er dekkende for behovet etter kommunesammenslåingen. Hvorvidt den inngåtte kontrakten må endres vesentlig etter sammenslåingen kan ikke avgjøres uten en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. 

Dersom kommunen ønsker å endre for eksempel,

• leveringsomfang
• kontraktslengde
• priser

må det vurderes om dette er vesentlige endringer. Rettspraksis gir veiledning om grensen for hvilke endringer som ansees som vesentlige.

Rammeavtaler har etter sin art et større slingringsmonn for endring av omfang, siden dette er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Avtalen har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og planlagte mengder.  Imidlertid foreligger det heller ikke her fri adgang til å øke omfanget vesentlig i forhold til det som opprinnelig ble kunngjort.

Spørsmålet blir derfor om kommunen etter sammenslåingen har dekket behovet sitt godt nok med eksisterende rammeavtaler og øvrige kontrakter.

Innkjøpsfaglige muligheter og utfordringer:
Større kommuner vil naturligvis ha en større kontraktsportefølje. Her vil behovet for optimale innkjøpsprosesser bli synligere, og det er også enda større rom for besparelser. En kostnadsanalyse gir et historisk overblikk over hvilke varer og tjenester kommunene bruker penger på. Et grundig analysearbeid og god oversikt over innkjøpsfunksjonene gir gode navigasjonsmuligheter for hvordan kommunene best mulig kan samordne fremtidige innkjøp etter sammenslåingen. 

Samtidig må kommunene planlegge for å unngå at en sammenslåing får negative konsekvenser ved:

• Redusert kontroll over leverandør
• For høy grad av standardisering
• Mindre nærhet til brukerne

God planlegging og kommunikasjon mellom de kommunene det er aktuelt å slå sammen kan gjøre det mulig å videreføre eksisterende avtaler etter sammenslåing - samtidig som de får dekket nye behov sammenslåingen utløser. Anskaffelser gjennomført etter sammenslåingen bør forberedes godt slik at de mulighetene som sammenslåingen gir, kan utnyttes til det fulle både i form av bedre kontraktsoppfølging og i form av stordriftsfordeler.

I tillegg vil kommuner som etter sammenslåingen blir av en viss størrelse være en attraktiv oppdragsgiver for leverandørene og dermed generere bedre konkurranse. Dette vil igjen føre til lavere priser og bedre betingelser. Besparelser som gir kommunene muligheter til å ha mer penger til det som virkelig betyr noe – bedre velferdstjenester.

Link til veilederen: https://www.regjeringen.no/contentassets/1e33b4101f064067a916ab746b796304/veileder_anskaffelsesregelverket_kommunereform.pdf
 

Link til kontraktsoppfølging:
http://www.inventura.no/innsikt/inventura-i-media/avisartikler/maa-foelge-opp-kontrakten/