10 tips til balanserte kontrakter

Tema Regulatorisk

Emne Kontrakter

Balanserte kontrakter skaper likevekt mellom samarbeidspartnere, bedrer samarbeidet og kan på sikt føre til stabilitet og lavere priser.

Dersom oppdragsgiver overfører urimelig risiko til leverandøren for forhold og hendelser som leverandøren ikke har kontroll over, og der kostnads- og tidskonsekvensen ikke kan estimeres på forhånd, vil dette kunne medføre at leverandører enten ikke deltar i anbudskonkurransen, eller tar forbehold mot et slikt kontraktsvilkår.

Balanserte kontrakter skaper likevekt mellom samarbeidspartnere, bedrer samarbeidet og kan på sikt føre til stabilitet og lavere priser.

Dersom oppdragsgiver overfører urimelig risiko til leverandøren for forhold og hendelser som leverandøren ikke har kontroll over, og der kostnads- og tidskonsekvensen ikke kan estimeres på forhånd, vil dette kunne medføre at leverandører enten ikke deltar i anbudskonkurransen, eller tar forbehold mot et slikt kontraktsvilkår.

I offentlige anbudskonkurranser vil leverandører som tar et ikke priset eller tidsusikkert forbehold bli avvist, jf FOA § 11-11 (d). Konkurransen vil da kunne bli begrenset. Noen oppdragsgivere kan oppleve maksimal overføring av risiko til leverandøren som gunstig for dem. Dette er tvert imot en ugunstig innkjøpsstrategi og vil i verste fall kunne føre til en uheldig markedssituasjon og/eller konkurser.
Private aktører må også være seg sitt samfunnsansvar bevisst og etterstrebe å være et like godt forbilde. Likevel opplever vi til stadighet at det utarbeides kontrakter som har en betydelig ubalanse i den ene eller andre retning. Dersom en oppdragsgiver har en tydelig og omfattende posisjon i markedet skaper dette ubalanse mellom tilbud og etterspørsel og gir rom for kontrakter med uheldig risikoplassering.

Dette ser vi spesielt tydelig i oljesektoren, hvor markedet nå er slik at leverandørene må inngå kontrakter med reduserte rater - og økt risiko. Alternativet for leverandørindustrien er ikke å få oppdrag i det hele tatt.

Dette gir ubalanserte kontrakter hvor leverandørene i første omgang blir den tapende parten med kontrakter som gir høy risiko for tap og liten fortjenestemulighet. Situasjonen blir som beskrevet i det såkalte «Ginsbergs teorem»:
«You can’t win, you can’t break even, you can’t even get out of the game”

Oppdragsgiver burde her vært sitt samfunnsansvar bevisst og sett konsekvensene for bransjen som helhet også på litt lenger sikt. Det er ikke sikkert at det som er best for oppdragsgiver akkurat der og da, er mest gunstig for oppdragsgiver på sikt, eller for en bransje som allerede er svært sårbar. I det lange løp vil det alltid være fordelaktig at hver av partene bærer sin del av risikoen og at kontrakten har vilkår som begge parter oppfatter som rettferdig.

10 kjøreregler for inngåelse av balanserte kontrakter:

1. Benytt kontraktsvilkår som ivaretar begge parters interesser i ulike situasjoner. Risiko bør bæres av den part som har best forutsetninger for å evaluere og håndtere risikoen.
2. Ta et bevisst valg av prisformat. Ulike prisformater gir ulik risikofordeling mellom partene.
3. Etabler incentivstrukturer på områder leverandørene har kontroll over og kan påvirke. Incentivene bør være både positive (bonus) og negative (bøter).
4. Utarbeid kompensasjonsformater som gjenspeiler leverandørenes kostnader på ulike innsatsfaktorer som tjenesteproduksjon, materialer, logistikk, produksjon mv.
5. Begrens leverandørens arbeid i tilbudsfasen til det som er nødvendig for å evaluere tilbudene og tildele kontrakten. https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/Naringsministeren-ber-offentlige-innkjopere-ta-grep/id756403/
6. Prekvalifiser kun tilbydere som har en reell mulighet til å vinne konkurransen
7. Vurder nøye alle innspill og forbehold fra leverandørene
8. Etabler en samarbeidsorientert administrasjon av kontraktene der formålet er å sikre høy og effektiv leveranse med minst mulig avvik. Gode personlige relasjoner og gjensidig respekt løser mange konflikter før de har oppstått.
9. Håndter alle avvik fortløpende og korrekt, i henhold til kontrakt. Unngå omstridte endringer så langt som mulig.
10. Etabler en arena for kontinuerlig forbedring og effektivisering, hos kjøper og selger og i grensesnittet mellom partene.

Samhandling mellom kjøper og selger er nøkkelordet for å oppnå kvalitets- og kostnadsmål.  Det krever ofte evne og vilje til kulturell omstilling hos alle parter, også hos det største oppdragsgiverne. Dette bidrar til økt verdiskapning - og et sunt samarbeid med større grad av balanserte kontrakter.

Det offentlige må gå foran:

Det offentlige Norge skal være et forbilde for det gode innkjøp jf. LOA § 1
«Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.»

 http://offshore.no/sak/262429_derfor-er-statoils-nye-strategi-darlig-nytt-for-leverandorene