Flere veier til god drift

Tema Strategisk

Emne Endring og omstilling

Gjennom et stort antall gjennomførte effektiviseringsprosesser har Inventura erfart at det finnes flere farbare veier til effektive tjenesteleveranser og høy opplevd kvalitet, skriver Mark Magnusson i Inventura.

La oss være direkte: Enhver profesjonelt gjennomført effektiviseringsprosess knyttet til drift vil gi økonomiske gevinster på kort sikt. Det vil det også på lang sikt, dersom man tenker langsiktig og planlegger for både egen utvikling og leverandørutvikling.

Når våre innledende analyser hos en oppdragsgiver tilsier at så mange som 40 -50 leveranseavtaler knyttet til eiendomsrelaterte driftstjenester kan erstattes med én eller maksimum to kontrakter, må det oppstå synergieffekter med økonomisk utslag på bunnlinjen.

Med utgangspunkt i sammenlignbar kvalitet, og ikke minst opplevd kvalitet, er det vanlig med 20 prosent lavere kostnad ved konkurranseutsetting og samling, såkalt ”bundling”, av kontrakter. Besparelsene kan være større ved full virksomhetsoverdragelse.

Med et utall løpende tjenesteleveranser, med og uten avtale, er det naturlig at kostnadene akselererer. Reforhandling kan vil være en vei å gå, men tar ofte ikke ut hele potensialet for besparelser.

Full konkurranseutsetting kan gi den største besparelsen på kort tid. Det er likevel en løsning som ofte møter mye motstand på mange nivåer i organisasjonen. I enkelte tilfeller er dette likevel en farbar vei, og benyttes ikke uten grunn.

En uforsvarlig økning av driftsutgifter kombinert med f.eks. lavere inntjening skjer sjeldent over natten, og en god strategi og timing for innfasing av nye driftsformer kan planlegges. Den valgte kontraktstrategien kan i de fleste tilfeller tilpasses bedriftens livsfasepolitikk og de ansatte ressursers livssituasjon ved gradvis innfasing av nye leverandører av driftstjenester, og gradvis innfasing av tjenestene under en overordnet Facilities Management paraply.

Vi ser eksempler på at en mer glidende overgang over 2-4 år kan gi vel så gode effektiviserings-gevinster over tid som full konkurranseutsetting av drift- og vedlikeholdstjenester og tilknyttede serviceleveranser.

I enkelte tilfeller vil en full endringsprosess med virksomhetsoverdragelse ikke gi optimal effekt. Å styre en FM-leverandør etter gode måleparametre, forsvinner ikke ved innføring av et nytt styringsledd på operativt nivå, som ofte FM-leverandøren blir. Tvert imot er kompetansen til de enkeltressurser hos oppdragsgiver som skal styre FM-leverandørene vel så viktig som FM-leverandørens styringskompetanse.

Innføring av en ny kontraktstrategi kan for eksempel bygge på reforhandling av eksisterende avtaler kombinert med konkurranseutsetting av enkelttjenester, som D&V, renhold, kantine, vakthold og resepsjonstjenester, for bare å nevne noen.

I tillegg kan det her legges opp til ny kontrakts varighet på 2 år med opsjon 1år +1år, kombinert med en profesjonelt drevet implementeringsfase av kontrakten.  Dette kan fases gradvis inn med en eller flere leverandører innenfor et program for leverandørutvikling. Resultatet blir ofte en behovsprøvd anskaffelse og målstyring av ytelsen, med god kvalitet for brukerne.

En gjennomgang av alle våre rutiner for behovsverifikasjon vil øke sannsynligheten for resultater ikke bare på de påvirkbare driftskostnadene, men også på investeringskostnadene.

En gradvis innføring av ny leveranseform har i tillegg den fordel at prosessen til enhver tid kan tilpasses bedriftens øvrige utvikling over tid, og ikke minst at eventuelle investeringskostnader fordeles over flere år.

Potensialet for besparelser danne grunnlag for vurdering av ulike driftsformer og valg av den løsningen som passer nettopp hver enkelt bedriftseier best.