Innkjøpskompetanse har direkte effekt på bunnlinjen

Tema Strategisk

Emne Kompetanse

Utgifter til innkjøp kan stå for opptil 80 prosent av virksomhetens kostnader. Etter at virksomheten har bestemt seg for hva som skal kjøpes og til hvilken kvalitet, er det innkjøperen som har størst påvirkning på kostnadene.  En velfungerende organisasjon med gode innkjøpere kan redusere sine utgifter betraktelig. Dette gir økt konkurransekraft og resultater direkte på bunnlinjen.

Nøkkelen til resultater av denne karakter er solid og sammensatt kompetanse. Ikke bare hos innkjøperen, og ikke bare ren innkjøpskompetanse, men et komplekst samspill av ulik kompetanse hos flere ulike posisjoner i virksomheten.

Vi opplever virksomheter hvor operative innkjøpsprosesser er svake ganske enkelt fordi de som utfører bestillinger gjør dette for sjelden til å bli dyktige, eller strategiske innkjøpsprosesser hvor det utvikles mistillit mellom innkjøpere og fagspesialister fordi de har for liten kompetanse om hverandres fagfelt. 

Operativ- og strategisk innkjøpskompetanse
Et helhetlig perspektiv gir innkjøperen mulighet for best mulig resultat på bunnlinjen. Innkjøpskompetanse er en sekkepost som inneholder mange ulike kunnskapsområder. Vi deler ofte først i operativt og strategisk nivå.

Operativt innkjøp omfatter de daglige innkjøpene. Her bør innkjøper ha kunnskap om grunnleggende kontrakts juss, gode forhandlingsevner og evnen til å se logistikkutfordringer. Det også er nødvendig med spesifikk oversikt over virksomhetens prosesser, leverandører og avtaler.

- Vi ser ofte at virksomheter som desentraliser operative innkjøp langt ut i organisasjonen, ender opp med svært mange som utfører innkjøpsoppgaver som en mindre del av jobben. Dette gir dem liten eller ingen mulighet til å utvikle den kunnskapen som er nødvendig for å gjøre en god jobb. Vi har erfaringer fra desentraliserte organisasjoner som viser at en reduksjon på 70 prosent av antallet som utfører innkjøp, halverer bestillingstiden og dobler andel korrekte faktura. Prosessene ble profesjonalisert, innkjøper utførte oppgavene ofte nok til å bli dyktig og resultatet ble godt synlig på bunnlinjen.

Strategiske anskaffelser er ofte langvarige prosesser som medfører vesentlige endringer i virksomheten. Det handler ofte om investeringer, rammeavtaler og etablering av strategisk samarbeidsrelasjoner. Strategiske anskaffelser løses nesten utelukkende i tverrfaglige team for å dekke det nødvendige kunnskapsbehovet. Det er en fordel at teamet har god erfaring med prosjektledelse og kompetanse innen endringsledelse. I tillegg til de obligatoriske kompetansene innen Supply Chain Management, innkjøpsprosesser, forhandling og kontrakt, er det viktig med økonomisk og analytiske kompetanse for å identifisere fremtidige behov og kartlegging av marked og markedstrender.

Det er alltid en fordel at innkjøpere har grunnleggende forståelse for produkter og brukere, og at fagspesialistene har grunnleggende kompetanse om innkjøp og innkjøpsprosesser. Dette bidrar til bedre samarbeid mellom de tverrfaglige teamene. 

Kompleksiteten i innkjøpskompetanse
Gode innkjøp handler om å finne de beste leverandørene og de beste vilkårene for akkurat den bedriften det skal handles for. Eksempelvis kan forståelse for leverandørens kostnadsstruktur og produktprising være avgjørende for en god anskaffelse. Denne kompetansen er det ofte innkjøper som helt eller delvis innehar, og det er nødvendig med systematisk arbeid for å vedlikeholde og utvikle denne.

Dette viser noe av kompleksiteten i innkjøpskompetansen og ennå er vi ikke helt i mål. Den strategiske styringen av virksomheten er fundamentet for velfungerende strategiske- og operative innkjøpsprosesser. Innkjøpsstrategien bør være tett knyttet til bedriftens strategi på virksomhet-, salg/leveranse- og organisasjonsnivå. For å bidra til å realisere virksomhetens strategi, er det viktig at anskaffelsesteamet har tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre anskaffelsene.

Vår erfaring er at de virksomheter som klarer å skape samspill mellom de overfor nevnte kompetanseområdene, strategi-, Supply Chain Management-, styring-, analyse-, prosess-, organisasjons-, og ERP kompetanse, er de som best klarer å realisere det fulle potensialet i innkjøpsvirksomheten.