Kosteffektiv logistikk og datakvalitet

Tema Strategisk

Emne Verdikjedeoptimalisering

Gode prognoseberegninger i forbindelse med Forsvarets reservedelsbehov kan være komplisert, og spesielt komplisert blir det om man har dårlig datakvalitet. I denne kronikken ser Inventura på konsekvensene dårlig datakvalitet kan ha for Forsvaret.

Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) har ansvar for følgende oppgaver i Forsvaret: Lede investeringsprosjektene, gi operativ støtte, gjennomføre tyngre vedlikehold og sørge for forsvarlig avhending av materiell. Det er FLO Forsyning som har ansvaret for Forsvarets forsyningslagre, driftsanskaffelser, distribusjon, avhending og transportkontroll. Dette innebærer blant annet å sikre en lagerbeholdning som tilfredsstiller Forsvarets behov. I kroner og øre forvalter FLO ca. 45 % av Forsvarsbudsjettet, dvs ca 14 milliarder kroner, hvorav ca. 40 % er årlige driftsutgifter. De øvrige 60 % blir brukt til investeringer i materiell.

Datakvalitet og reservedeler

Forsvarets Forskningsinstitutt (FFI) har gjennom årene gjort en rekke studier for å skaffe Forsvaret et bedre grunnlag med tanke på å ha et så riktig lagernivå av reservedeler som mulig. En forutsetning for å kunne lage gode prognoser for reservedelsbehovet er å ha gode historiske data å støtte seg til, men flere studier gir et entydig bilde, hvor konklusjonen er; «dårlig datakvalitet».

Konsekvenser av
dårlig datakvalitet


I den daglige driften kan dårlig datakvalitet gi seg utslag i at det oppstår situasjoner hvor det enten er for lite eller for mye reservedeler på lager. I det tilfellet hvor det er for lite reservedeler tilgjengelig kan det hende at Forsvaret i all hast må henvende seg til leverandøren(e) for å gjøre et hastekjøp. En mulig utfordring ved hastekjøp er at det kan ta lang tid før leveransen finner sted av minst tre mulige grunner, det ene er at bestillingen må tilpasses leverandørens produksjonslinje, det andre er i hvilken grad Forsvaret er en prioritert kunde, for hvis andre større nasjoner har det samme behovet er det mulig de prioriteres først, og det tredje er at delen kan være militærspesifikk, noe som gir begrensede muligheter for å skaffe delen via andre kilder. Hvis delen er militærspesifikk og har et begrenset leverandørmarked, så kan det i det tilfellet hvor det ikke foreligger en rammeavtale med mulighet for å gjøre avrop for å dekke dette behovet, gi en ekstra utfordring i en forhandlingsposisjon. For mye reservedeler på lager vil medføre følgekostnader i form av kapitalbinding og et potensielt behov for større lagerkapasitet, og i tillegg kan det være at deler må kasseres på grunn av begrenset holdbarhet i tid.

Datakvalitet har også betydning på et mer strategisk nivå i forbindelse med planlegging. I en NATO-sammenheng kreves det at en avdeling har tilgjengelig 30 «standard days of supply» (SDOS) for å være operativt klar for deployering innen avdelingens klartid.

Hvorvidt Norge har så gode beregninger som mulig for 30 SDOS av reservedeler, avhenger av kvaliteten på grunnlagsdataene. Dårlig datakvalitet vil her kunne resultere i at det er for mye eller for lite reservedeler i 30 SDOS pakken. De mulige konsekvensene er mye av det samme som for den daglige driften, men i tillegg kommer selvfølgelig at mangel på reservedeler i en stridssituasjon kan være fatalt, og at avdelingens operabilitet (stridsevne) kan falle under NATO kravet på 70 %.

Fra «lessons identified» til «lessons learned»?

Forsvaret innfører i disse dager Felles Integrert Forvaltningssystem versjon 3.0 (FIF 3.0), hvor det er helt nødvendig å ha tilgjengelig gode data for å ta ut systemets potensial. Men, så lenge det fremdeles er manuelle rutiner som må til for å få dataene inn i systemet, så gjelder fremdeles uttrykket: «Garbage in, garbage out», dvs. resultatene du får ut avhenger av kvaliteten på de dataene som legges inn i systemet.

Lærdommen eller «lessons identified» er at datakvaliteten som grunnlag for å lage prognoser for reservedelsbehovet i Forsvaret har vært for dårlig. For å bevege oss fra «lessons identified» til «lessons learned» er det ikke nok med gode intensjoner og planer uten å ta med de praktiske realitetene, eller som den tidligere tungvektsmesteren i boksing Mike Tyson sa det: «Everybody has got a plan, until they get punched in the face». Hvis ønsket er å bedre kvaliteten på vedlikeholdsdata, så må det legges vekt på rutinene og arbeidsprosessene rundt det å legge inn disse dataene. I tillegg må insentivstrukturen støtte opp under dette, for hvis det kun er antall utførte skrutimer en mekaniker blir målt på, så er det ikke sikkert at fokuset på datakvalitet blir så mye bedre.

Ved å heve kvaliteten på vedlikeholdsdata vil Forsvaret på sikt kunne bli mer kosteffektive, og dette vil igjen frigjøre midler til bruk i investeringer av nye plattformer, noe som er i tråd med visjonen til FLO: «Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk».