En modernisert transportsentral

Tema Prosjekter innen det private

Emne Inventuraprosjekter

Transportsentralen Oslo (TSO) gjennomførte i 2014 et større moderniserings- og endringsprosjekt sammen med Inventura, som har gjort TSO til en enda mer moderne, lønnsom og konkurransedyktig bedrift i dag.

TSO har en lang og stolt historie som leverandør av transporttjenester i Oslo-regionen. Fra starten i 1927, da 33 lastebileiere slo seg sammen for å skaffe seg en telefon og et felles kjørekontor, til dagens moderne transportbedrift, med en dominerende posisjon i sitt marked. Grunntanken har hele tiden vært den samme: et fellesskap av lastebileiere som eier selskapet sammen, og jobber for å skape en bedre hverdag for både selskapet og sine kunder – enkeltvis og sammen.

I slutten av 2013 besluttet ledelsen og styret i selskapet at endringene i markedet skjedde så raskt, at et større endrings- og omstillingsprosjekt var nødvendig. Ikke minst ønsket selskapet å beholde sin markedslederposisjon gjennom å modernisere seg teknologisk. TSO valgte å inngå et nært samarbeid med Inventura for å gjennomføre dette prosjektet. Sammen satte vi fire overordnete mål for prosjektet:

1. Forretnings orientere selskapet
2. Optimalisere arbeidsprosesser, vurdere nye verktøy
3. Identifisere organisasjons- og styringsmodell
4. Implementere endringer i organisasjon, roller, ansvar og kompetanse

Den første fasen i prosjektet var en ren analysefase. Inventura analyserte markedet TSO opererer i og selskapets konkurrenter. I tillegg ble det gjennomført en omfattende intervjurunde med både eiere, medarbeidere, kunder, leverandører og samarbeidspartnere, og relevante dokumenter, avtaler, regnskaper, strategier, planer etc. ble gjennomgått. Dette dannet bakgrunn for en analyse av selskapets posisjon og utfordringer, internt og eksternt.

Basert på resultatene fra analysen besluttet ledelsen i TSO en prosjekt- og fremdriftsplan med fire delprosjekter:

1. Marked og muligheter
Gjennom workshops og innspill fra markedsanalyser og trender identifiserte dette delprosjektet hvilke markeder og områder TSO skal prioritere i fremtiden.

2. Arbeidsflyt og teknologi
Basert på de beslutninger som ble fattet om prioritering av markeder og produkter i det første delprosjektet, beskrev dette delprosjektet en optimal arbeidsflyt internt for å betjene disse markedene, samt nødvendig ny teknologi for å være mest mulig effektiv.

3. Organisasjon og kompetanse
Etter at markeder/produkter var definert og optimal arbeidsflyt/teknologi var beskrevet, kunne det tredje delprosjektet definere en helt ny og mer moderne organisasjon, med nye stillinger, nye oppgaver og nye kompetansekrav. En organisasjon som er mindre og mer kostnadseffektiv enn den gamle.

4. Eierskap og samhandling
Det siste delprosjektet rettet seg mot bileierne, som også er eierne av selskapet. Her sikret prosjektet forankring og forbedring av de forslag og tiltak som de øvrige prosjektene hadde utviklet for selskapets drift og utvikling.

Ledelsen i selskapet tok eierskap til prosjektet og løsningene gjennom å være operative prosjektledere for delprosjektene. Inventura fasiliterte prosjektene, og bidro med analyse- og strategikompetanse.

Da løsningene delprosjektene hadde utviklet var vedtatt i styret i bedriften, startet en hektisk implementeringsprosess. I et nært og operativt samarbeid tok Inventura og ledelsen i TSO ansvar for gjennomføringen og sørget for kompetansekartlegging av medarbeiderne, omstilling, innplassering i ny organisasjon, nedbemanning og oppstart av ny organisasjon.

På bakgrunn av bestillingen fra TSO og delprosjektet «Arbeidsflyt og teknologi» fasiliterte Inventura innkjøp og implementering av nytt transportadministrativt system, samt reforhandling av avtaler med vesentlige eksterne leverandører på tele- og teknologifronten. De nye avtalene økte kvaliteten og reduserte kostnaden på tjenestene, og var en forutsetning for implementeringsprosessen.

I løpet av vinteren 2014/2015 gjennomførte TSO selv en innfasing og utrulling av ny teknologi og ny administrasjon. Selskapet tok dermed steget fra manuelle og ressurskrevende rutiner med papirbasert dokumentasjon, til en slankere og mer moderne bedrift i en ny og digital hverdag, med smarttelefoner og app-basert teknologi. Dette har gitt TSO økt styringsfart og handlingsrom i møtet med den økende konkurransen i sitt marked.